학원 수납은 한 가지 방법으로만 이뤄지지 않습니다.
대부분은 자동이체나 카드 정기결제로 받지만, 등록하러 온 학부모가 그 자리에서 카드를 내밀기도 하고, 현금으로 내는 분도 있습니다.
문제는 이 건들이 서로 다른 곳에 기록된다는 점입니다.
따로 놀면 생기는 일
정기결제는 시스템에, 단말기 결제는 단말기 전표에, 현금은 원장님 노트에 남습니다.
월말에 매출을 확인하려면 세 곳을 합쳐야 하고, 합치다 보면 어느 한 건이 빠지거나 두 번 잡힙니다. 그리고 그 오차를 찾는 데 시간이 걸립니다.
더 곤란한 건 미납 관리입니다. 학부모가 단말기로 결제했는데 시스템에는 미납으로 남아 있으면 다음 달에 미납 안내가 또 나갑니다. 이미 낸 학부모에게 독촉이 가는 것만큼 곤란한 일이 없습니다.
단말기 내역도 볼 수 있습니다
에듀클릭에서는 학원에 있는 카드 단말기 결제 내역도 확인할 수 있습니다. 정기결제와 현장 결제가 한 화면에 모이면 매출 합계를 손으로 맞출 일이 없어집니다.
현금으로 받은 건도 수납으로 등록해 두시면 미납 목록에서 자동으로 정리되고 매출에도 반영됩니다. 기록 한 번으로 두 가지가 함께 해결됩니다.
현금영수증까지 함께
현금이나 계좌로 받은 수강료는 현금영수증 발행이 따라옵니다. 학부모가 연말정산 때 요청하는 경우가 많아 미루기 어렵습니다.
에듀클릭은 현금영수증 자동발행을 설정할 수 있습니다. 발행 기준을 한 번 정해 두면 매번 판단하지 않아도 되고, 연말에 몰아서 처리하다 빠뜨리는 일도 없어집니다.
정리하는 순서
지금 여러 곳에 나뉘어 있다면 한 번에 다 합치려 하지 마시고 이 순서로 옮기시면 부담이 적습니다.
- 정기 수납을 먼저 시스템으로 옮깁니다. 비중이 가장 큽니다.
- 현금·계좌로 받은 건을 그날 등록하는 습관을 만듭니다.
- 단말기 내역을 연결해 매출을 한 화면에서 확인합니다.