학원 수납에는 다른 업종에 없는 특징이 하나 있습니다. 서비스를 받는 사람과 돈을 내는 사람이 다릅니다.
학생은 미성년자라 본인 명의 카드나 계좌가 없는 경우가 대부분입니다. 결제는 학부모 명의로 이뤄지고, 수업은 학생이 받습니다.
당연한 얘기 같지만 등록 단계에서 정리해 두지 않으면 나중에 여러 가지가 헷갈립니다.
등록할 때 나누어 두세요
학생 정보와 결제자 정보를 처음부터 구분해 두시면 됩니다.
- 학생 — 이름, 학년, 반, 등하원 시간처럼 수업과 관련된 정보
- 결제자 — 학부모 이름, 연락처, 결제 수단
이렇게 나눠 두면 연락처 관리가 정확해집니다. 수업 관련 안내는 학생 정보를 기준으로, 청구·미납 안내는 결제자를 기준으로 나갑니다. 한 곳에 뭉쳐 두면 학부모에게 갈 안내가 학생 번호로 나가는 일이 생깁니다.
형제자매가 다닐 때
같은 학원에 형제가 함께 다니는 경우가 흔합니다. 이때 결제자는 한 명인데 학생은 둘입니다.
학생별로 따로 등록하되 결제자를 같은 분으로 두면 청구는 각각 나가면서 안내는 한 분에게 갑니다. 반대로 하나로 묶어 등록하면 한 아이만 퇴원할 때 정리가 복잡해집니다.
결제자가 바뀔 때
이혼, 재혼, 조부모가 대신 내는 경우처럼 중간에 결제자가 바뀌는 일이 생깁니다.
이때 학생 정보는 그대로 두고 결제 정보만 바꾸면 됩니다. 학생을 새로 등록하면 출결과 상담 이력이 끊깁니다.
민감한 사정이 있을 수 있으므로 메모를 남길 때 표현에 주의하시고, 누가 볼 수 있는지도 함께 고려하시길 권합니다.
동의는 결제자에게
자동이체나 카드 정기결제 동의는 결제 수단의 명의자에게 받아야 합니다. 학생이나 다른 가족이 대신 동의할 수 없습니다.
간편동의 링크를 보내면 결제자가 직접 입력하고 동의하므로 명의와 동의가 자연스럽게 맞습니다. 전화로 카드번호를 받아 적는 방식보다 안전하고, 원장님이 카드 정보를 볼 일도 없습니다.