학원을 운영하면 중도 퇴원은 반드시 생깁니다. 이사, 성적 문제, 다른 학원으로 옮기는 경우까지 이유는 다양합니다.
그런데 환불 처리는 대부분의 학원에서 가장 정리되지 않은 업무입니다. 자주 있는 일이 아니라 매번 그때그때 계산하고, 기록도 제각각으로 남습니다.
금액보다 기록이 문제입니다
환불 금액을 계산하는 것 자체는 어렵지 않습니다. 문제는 몇 달 뒤에 생깁니다.
"우리 아이 환불 받은 게 맞나요"라는 문의가 오면 언제 얼마를 어떻게 돌려드렸는지 확인해야 합니다. 현금으로 드렸거나 계좌로 보냈다면 통장을 뒤져야 하고, 담당 직원이 바뀌었다면 아무도 모릅니다.
학부모는 정확히 기억하고 있는데 학원이 확인하지 못하면 금액이 맞고 틀리고를 떠나 신뢰가 무너집니다. 환불에서 중요한 건 계산보다 기록입니다.
결제 방식에 따라 처리가 다릅니다
카드로 받은 수강료는 결제 취소로 처리할 수 있습니다. 승인 취소가 되면 학부모 카드 명세에서도 정리되므로 가장 깔끔합니다.
자동이체나 현금으로 받은 경우는 별도 환불이 필요합니다. 이때 환불 처리를 시스템에 기록해 두어야 수납 내역과 실제 금액이 어긋나지 않습니다.
에듀클릭에는 환불 처리와 비대면 결제 취소·환불 기능이 있습니다. 기록이 남으면 나중에 확인할 수 있고, 매출 자료에도 자동으로 반영됩니다.
미리 정해 두면 편한 것
환불 요청을 받고 나서 기준을 정하면 늦습니다. 감정이 섞인 대화 중에 계산하게 되기 때문입니다.
- 월 중 퇴원 시 일할 계산 기준
- 교재비·재료비처럼 이미 지출한 항목의 처리
- 환불 요청부터 지급까지 걸리는 기간
- 누가 승인하고 누가 처리하는지
이 네 가지를 미리 문서로 정해 두고 등록 시 안내하면 분쟁이 크게 줄어듭니다.
기준은 확인이 필요합니다
학원 교습비 반환 기준은 관련 법령과 지역 조례, 그리고 학원이 게시한 규정에 따라 달라집니다. 지역과 학원 유형에 따라 다르고 개정되기도 합니다.
시스템이 하는 일은 정한 기준대로 처리하고 기록을 남기는 것이고, 기준을 정하는 것은 원장의 몫입니다. 처음 정하실 때는 관할 교육청 안내를 확인하시길 권합니다.